O Desburocratize foca nas atividades-meio que deveriam ser otimizadas e dar suporte às atividades-fim da universidade e para subsidiar as ações advindas do programa, a metodologia escolhida foi a de design thinking. Por mais que o programa tenha como objetivo tratar a desburocratização, velho e conhecido assunto da administração pública, a concepção de seu processo de institucionalização é inovadora pelo contexto da universidade, principalmente, por envolver os atores responsáveis no eixo central das discussões e adotar a metodologia de design thinking nas proposições. Nesta primeira onda do programa, houve uma chamada aberta para que qualquer servidor administrativo pudesse se inscrever, já sendo algo diferente por não envolver grupos de trabalho pré-definidos pela gestão; em seguida, formatou-se as equipes em atuação virtual e presencial, também uma nova característica visto que ações virtuais na época ainda eram uma prática mal-vista. Todos os inscritos foram acionados para uma etapa de sensibilização, definição e desdobramento do desafio, entrosamento entre as equipes e criação de um espaço compartilhado. No término destas fases, todos endossaram o desafio: como desburocratizar os processos da Unicamp? Posteriormente, houve um levantamento das inquietações burocráticas e um segundo encontro para consolidar os 200 itens recebidos, analisá-los e priorizá-los por meio da matriz GUT (gravidade, urgência e tendência). Este momento foi marcante, visto que, os participantes desconheciam, qualquer movimento no passado, nesta linha de falar abertamente sobre o tema de desburocratização. As priorizações foram agrupadas e, com isto, obteve-se os desdobramentos do desafio e consequentemente, a delimitação das equipes de trabalho: - cultura: atuar na elaboração de mecanismos para instituir espaços para questionamento por parte dos servidores públicos e incentivar o senso crítico, em prol do enfrentamento às disfunções burocráticas. - normativos (ensino, pesquisa, extensão e gestão): atuar na proposição de alterações em normas e procedimentos internos, sendo uma equipe para abordar normativos relacionados ao ensino, pesquisa e extensão e outra equipe para a gestão. - tramitação: atuar na redução de aprovações, ciências e pareceres. - inovação: atuar em estudos e análises de viabilidade de práticas já incorporadas em outros órgãos públicos com resultados para então, propor mudanças à Unicamp. As equipes foram capacitadas em design thinking (DT) e fracionaram seus escopos em quinze situações-problema a serem analisados e tratados via ciclo DT.

Instituir um processo para desburocratização e abarcar este tema como uma pauta presente e permanente na universidade. Os três pilares definidos para o programa foram: · descomplique: olhar para trás, ver o que mudou, mas a instituição não incorporou. A resposta “porque sempre foi assim” será desafiada a mudar; · pense simples: olhar para o hoje e criar o hábito de pensar simples. Pensar simples é diferente de ser simplista. Simplificar é uma arte, tratar assuntos complexos com simplismo é irresponsabilidade. · seja a mudança: olhar para o futuro, estimular a criatividade e trazer as inovações. Metas: Converter os problemas em produtos: meta 80%, medição (abril) 80%; Implementar os produtos propostos até Outubro/2020: meta 70%, medição (abril) 44%. Observação: Havia a expectativa de conclusão em Agosto/20, porém com o período de pandemia iniciado em Março/20 houve uma desaceleração das atividades e replanejamento para Outubro/20.

CGU

Teresa Dib Zambon Atvars

Eloisa Caldeira Durães

Émerson José Ferri

Milena Pavan Serafim

Teresa Dib Zambon Atvars